1. Toepassing en afspraken
Deze voorwaarden gelden uitsluitend voor zakelijke opdrachten inzake AI-integratie, automatisering en software door de in de offerte of projectovereenkomst geïdentificeerde onderneming, handelend als Rovai. Zij worden vóór contractsluiting verstrekt en gelden na aanvaarding. Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde: de projectovereenkomst met bijlagen, de offerte, deze voorwaarden. De verwerkersovereenkomst heeft voor persoonsgegevens voorrang. Nieuwe versies wijzigen lopende opdrachten niet zonder akkoord.
2. Uitvoering en wijzigingen
Rovai levert de overeengekomen functies en resultaten met professionele zorg. Onderzoek, advies en haalbaarheidsproeven zijn inspanningsverbintenissen, tenzij anders afgesproken. Niet overeengekomen besparingen, bedrijfsresultaten of foutloze AI-output worden niet gegarandeerd. De klant verstrekt tijdig rechtmatige gegevens, toegang, feedback en een bevoegde contactpersoon.
Belemmeringen worden tijdig gemeld. Vertraging door ontbrekende medewerking leidt tot een redelijke, gemotiveerde herplanning van het getroffen werk. Wijzigingen en meerwerk vereisen vooraf schriftelijk akkoord van beide partijen, ook per e-mail, over inhoud, prijs of maximumbudget en gevolgen voor de planning. Herstel van eigen tekortkomingen is geen meerwerk.
3. Betaling en opschorting
Prijzen, btw, externe kosten en facturatieschijven worden per opdracht vastgelegd. Een overeengekomen voorschot wordt verrekend met de totaalprijs; Rovai mag de start afhankelijk maken van de ontvangst ervan. Tenzij anders overeengekomen zijn facturen betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na ontvangst. De klant meldt betwistingen zo spoedig mogelijk met motivering; het niet-betwiste deel blijft betaalbaar. Bij betalingsachterstand gelden de wettelijke handelsrente en invorderingsvergoeding.
Voor een vervallen, niet redelijk betwist bedrag mag Rovai de getroffen verdere werkzaamheden opschorten na schriftelijke aanmaning met 10 kalenderdagen hersteltermijn. Hervatting gebeurt met redelijke herplanning. Klantdata worden niet gewist en betaalde productieonderdelen worden niet op afstand uitgeschakeld als incassomiddel.
4. Oplevering en aanvaarding
Rovai meldt de oplevering schriftelijk en verstrekt de nodige toegang en documentatie. De klant krijgt 15 werkdagen om de afgesproken werking en aanvaardingscriteria te testen en concrete afwijkingen te melden. Bij AI volstaan passende voorbeelden of meetresultaten; identieke reproduceerbaarheid is niet vereist. Wezenlijke functionele gebreken of ernstige beveiligings- of datarisico’s verhinderen aanvaarding van het getroffen resultaat. Kleine gebreken worden vastgelegd met een herstelafspraak en blokkeren de aanvaarding niet.
Bij uitblijven van een reactie stuurt Rovai een herinnering met 5 extra werkdagen en de uitdrukkelijke melding dat het resultaat daarna als aanvaard geldt. Dit geldt alleen bij een reële testmogelijkheid en zonder gemelde wezenlijke afwijkingen. Na herstel krijgt de klant een redelijke hertesttermijn. Aanvaarding doet geen afbreuk aan rechten wegens verborgen gebreken.
5. Herstelgarantie en vervolgwerk
Rovai herstelt kosteloos aan haar toerekenbare afwijkingen van de afgesproken werking die binnen 45 kalenderdagen na finale aanvaarding worden gemeld. Openstaande opleverpunten en tijdig gemelde gebreken blijven ook daarna voor haar rekening. De klant verstrekt beschikbare informatie en noodzakelijke toegang; Rovai deelt een redelijke herstelplanning mee. Herstel herstart niet de volledige garantie: voor het herstelde onderdeel geldt de resterende termijn of 30 kalenderdagen na herstel, indien langer.
Nieuwe wensen, verkeerd gebruik, klantwijzigingen en wijzigingen van externe diensten vallen uitsluitend buiten gratis herstel voor zover zij de fout veroorzaken en Rovai haar eigen verplichtingen nakwam. De garantie beperkt geen overige wettelijke rechten. Hosting, monitoring, onderhoud en extra functionaliteit vereisen een afzonderlijke schriftelijke opdracht; er ontstaat geen automatisch abonnement.
6. AI, externe diensten en beheer
AI-output kan onjuist of wisselend zijn. De klant gebruikt de oplossing binnen het afgesproken gebruiksdoel en volgt de afgesproken controle- en veiligheidsinstructies. Dit vermindert Rovais overeengekomen prestaties of eigen wettelijke verplichtingen niet. Afhankelijkheden, licenties en externe kosten worden vooraf meegedeeld. Rovai staat in voor zorgvuldige selectie en integratie en voor haar uitvoerders, maar garandeert geen externe beschikbaarheid buiten haar invloed.
Na overdracht beheert de klant de infrastructuur, accounts, back-ups en updates, tenzij anders overeengekomen. Rovai verstrekt de nodige beheerinformatie. Haar herstelverplichtingen blijven gelden. Zonder afzonderlijke afspraak wordt geen permanente ondersteuning of beschikbaarheidspercentage toegezegd.
7. Broncode en gebruiksrechten
Rovai levert de overeengekomen projectbroncode en installatie- en beheerinformatie. Na betaling van het betrokken resultaat krijgt de klant een blijvend, wereldwijd, niet-exclusief gebruiksrecht voor de afgesproken bedrijfsdoeleinden, inclusief kopiëren, installeren, wijzigen en verder ontwikkelen, zelf of via tot geheimhouding gehouden dienstverleners. Tijdens uitvoering en tijdige betaling is voorlopig gebruik toegestaan. Het verworven gebruiksrecht blijft na beëindiging bestaan zonder verplicht abonnement.
Dit recht omvat geïntegreerde eigen bouwstenen voor zover nodig voor dat gebruik. Auteursrechten en generieke technologie blijven bij Rovai; zelfstandige doorverkoop valt buiten het gebruiksrecht. Overdracht van auteursrechten vereist een uitdrukkelijke afzonderlijke afspraak. Vooraf gemelde derdenlicenties blijven gelden. Klantgegevens blijven onder zeggenschap van de klant.
8. Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens
Partijen gebruiken vertrouwelijke informatie alleen voor de opdracht en delen haar uitsluitend met personen die haar nodig hebben en tot geheimhouding gehouden zijn. Dit geldt tot 5 jaar na beëindiging; voor bedrijfsgeheimen zolang zij geheim blijven. Rechtmatig bekende, zelfstandig ontwikkelde of zonder schending openbaar geworden informatie en wettelijk verplichte mededelingen zijn uitgezonderd. Gebruik van klantnaam, logo of project als referentie vereist vooraf schriftelijke toestemming.
Vóór verwerking van persoonsgegevens namens de klant sluiten partijen een verwerkersovereenkomst (DPA). Rovai gebruikt klantgegevens, prompts en output niet voor algemene modeltraining of eigen productverbetering en staat dit evenmin toe aan ingeschakelde dienstverleners. Projectspecifieke training vereist afzonderlijke schriftelijke afspraken.
9. Aansprakelijkheid
Rovais totale aansprakelijkheid voor toerekenbare tekortkomingen per project is beperkt tot de overeengekomen projectprijs exclusief btw. Voor afzonderlijke doorlopende diensten geldt de vergoeding voor 12 maanden van de getroffen dienst, tenzij anders overeengekomen. Gederfde winst, gemiste omzetkansen en verwachte besparingen zijn uitgesloten. Redelijke kosten voor gegevensherstel en incidentbeperking zijn niet als zodanig uitgesloten.
Deze beperkingen gelden niet bij opzettelijke of zware fout van Rovai of haar uitvoerders, aantasting van fysieke of psychische integriteit, of voor zover wettelijk verboden of de overeenkomst daardoor wordt uitgehold. Rechten van betrokkenen en bevoegdheden van toezichthouders blijven onaangetast. Binnen dezelfde grenzen kunnen Rovais hulppersonen deze bescherming inroepen, ook bij buitencontractuele vorderingen.
10. Beëindiging en geschillen
Bij een wezenlijke tekortkoming kan de andere partij het getroffen deel schriftelijk ontbinden na ingebrekestelling en een hersteltermijn van 20 kalenderdagen, behoudens wettelijke uitzonderingen. Bij tijdelijke overmacht van meer dan 30 kalenderdagen kan ieder het getroffen deel beëindigen.
Belgisch recht is van toepassing. Partijen proberen geschillen eerst in overleg op te lossen, zonder dringende maatregelen te verhinderen. De wettelijk bevoegde Belgische rechtbank behandelt het geschil.