Privacybeleid

Rovai, BV van Roan Vandemeulebroucke en Jules Bracke, gevestigd in Kortrijk (België), verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR). In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, hoe we ze verzamelen, waarvoor we ze gebruiken, hoe lang we ze bijhouden en welke rechten je hebt.

Dit beleid geldt voor onze website en voor de AI-assistent (chatbot) op onze website.

Onderwerpen

Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
Welke gegevens verzamelen we?
Hoe verzamelen we jouw gegevens?
Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?
Op welke rechtsgrond verwerken we jouw gegevens?
Met wie delen we jouw gegevens?
Hoe bewaren en beveiligen we jouw gegevens?
Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
Marketing
Wat zijn jouw rechten?
Wat zijn cookies en hoe gebruiken we ze?
Hoe beheer je jouw cookies?
Privacybeleid van andere websites
Wijzigingen aan dit privacybeleid
Hoe kan je ons contacteren?
Hoe kan je de toezichthouder contacteren?

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Rovai is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website verwerkt worden. Je kan ons bereiken via:

Roan Vandemeulebroucke - Rovai
Kortrijk, België
E-mail: roan@rovai.be
Telefoon: +32 492 40 59 78

Jules Bracke - Rovai
Brugge, België
E-mail: jules.bracke@rovai.be
Telefoon: +32 468 16 60 27

Algemeen e-mailadres: info@rovai.be

2. Welke gegevens verzamelen we?

Contactgegevens die je zelf invult: je naam, e-mailadres, optioneel je bedrijfsnaam, de inhoud van je bericht en - volledig optioneel - hoe je ons gevonden hebt.
Berichten aan onze AI-assistent: de tekst die je in het chatvenster typt, samen met de recente berichten uit datzelfde gesprek. Wat je daar zelf over jezelf deelt, wordt mee verwerkt.
Technische gegevens: je IP-adres, browsertype, apparaat en het tijdstip van je bezoek of aanvraag. Deze gegevens komen terecht in de technische logs van onze hosting en worden onder meer gebruikt om misbruik van de chatbot tegen te gaan.
Gebruiksgegevens via analytische cookies: enkel met jouw toestemming meten we bezochte pagina's, verblijfsduur, apparaattype en bij benadering je regio. Je IP-adres wordt daarbij geanonimiseerd.

We vragen nooit om bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheids-, biometrische of gerechtelijke gegevens) en onze website is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Deel via het contactformulier of de chatbot geen gevoelige of vertrouwelijke informatie.

3. Hoe verzamelen we jouw gegevens?

Je geeft ons de meeste gegevens rechtstreeks zelf. We verzamelen en verwerken gegevens wanneer je:

het contactformulier op onze website invult of ons rechtstreeks mailt of belt;
een gesprek voert met de AI-assistent op onze website;
onze website bezoekt en gebruikt, via je browser en cookies.

We kopen geen persoonsgegevens aan en ontvangen jouw gegevens niet via onrechtstreekse bronnen zoals datahandelaars. Word je door een bestaande klant of contact naar ons doorverwezen, dan verwerken we enkel de contactgegevens die daarbij worden doorgegeven.

4. Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

Om te antwoorden op jouw vraag, intake of offerteaanvraag en om daarover met jou verder te communiceren.
Om een samenwerking voor te bereiden, uit te voeren en op te volgen.
Om jouw vraag aan de AI-assistent te beantwoorden.
Om onze website en chatbot te beveiligen, misbruik en spam tegen te gaan en technische problemen op te lossen.
Om te begrijpen hoe onze website gebruikt wordt en die te verbeteren (enkel met toestemming voor analytische cookies).
Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals de boekhoudkundige bewaarplicht bij een effectieve samenwerking.

We verkopen, verhuren of ruilen jouw gegevens nooit en we gebruiken ze niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering met juridische gevolgen voor jou.

5. Op welke rechtsgrond verwerken we jouw gegevens?

Jouw toestemming - voor analytische cookies. Je kan die op elk moment intrekken.
Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen - om te reageren op jouw aanvraag en om een samenwerking uit te voeren.
Ons gerechtvaardigd belang - om onze website en chatbot te beveiligen, misbruik te voorkomen en onze dienstverlening te verbeteren. We wegen daarbij telkens jouw privacy af tegen ons belang.
Wettelijke verplichting - bijvoorbeeld voor facturatie en boekhouding.

6. Met wie delen we jouw gegevens?

We delen jouw gegevens enkel met dienstverleners die ons helpen om de website en onze diensten te laten werken. Zij mogen die gegevens uitsluitend in onze opdracht gebruiken, op basis van een verwerkersovereenkomst:

Formspree (Verenigde Staten) - verwerkt en bezorgt de berichten van ons contactformulier. Zie het privacybeleid van Formspree.
OpenAI (Verenigde Staten) - genereert de antwoorden van onze AI-assistent. De berichten die je in de chat typt, worden daarvoor naar OpenAI gestuurd. Via de API-voorwaarden van OpenAI worden die gegevens niet gebruikt om hun modellen te trainen. Zie het privacybeleid van OpenAI.
Render (Verenigde Staten) - host de server achter onze AI-assistent.
GitHub Pages (Microsoft, Verenigde Staten) - host onze website.
Google Ireland Ltd. - levert Google Analytics 4, enkel na jouw toestemming. Zie het privacybeleid van Google.

Daarnaast kunnen we gegevens delen met onze boekhouder, bank of juridische adviseur wanneer dat nodig is, of met een overheid wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte: een deel van bovenstaande dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten. Die doorgifte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en/of het EU-VS Data Privacy Framework, samen met passende bijkomende waarborgen.

7. Hoe bewaren en beveiligen we jouw gegevens?

Jouw gegevens worden bewaard in onze zakelijke e-mailbox en in de beveiligde omgevingen van de hierboven vermelde dienstverleners. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), toegang enkel voor wie de gegevens nodig heeft, sterke authenticatie op onze accounts en een snelheidsbeperking op de chatbot tegen misbruik.

De gespreksgeschiedenis van de chatbot wordt opgeslagen in de sessieopslag van jouw eigen browser en verdwijnt wanneer je het tabblad sluit. Wij bewaren de inhoud van chatgesprekken niet in een eigen database.

Is er ondanks deze maatregelen toch een gegevenslek met een hoog risico voor jou, dan melden we dat aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en brengen we jou op de hoogte zoals de AVG voorschrijft.

8. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Berichten via het contactformulier of e-mail: tot maximaal 2 jaar na ons laatste contact, tenzij er een samenwerking uit voortkomt.
Klant- en facturatiegegevens: 7 jaar na het einde van de samenwerking, conform de wettelijke boekhoudkundige bewaarplicht.
Chatgesprekken: in jouw browser tot je het tabblad sluit. Bij OpenAI kunnen ze tot maximaal 30 dagen bijgehouden worden voor misbruikdetectie en daarna worden ze verwijderd.
Technische logs: maximaal 30 dagen, tenzij ze nodig zijn om een incident te onderzoeken.
Google Analytics: 14 maanden.

Na afloop van deze termijnen verwijderen we jouw gegevens of anonimiseren we ze definitief.

9. Marketing

We versturen geen nieuwsbrieven en gebruiken jouw gegevens niet voor advertenties of marketingprofielen. We contacteren je enkel over de vraag die je zelf gesteld hebt of over een lopende samenwerking. Sturen we in de toekomst wel commerciële berichten, dan gebeurt dat enkel na jouw uitdrukkelijke toestemming en met een afmeldmogelijkheid in elk bericht. Wil je niet langer gecontacteerd worden, laat het dan weten via info@rovai.be en we stoppen daarmee.

10. Wat zijn jouw rechten?

Op basis van de AVG heb je de volgende rechten:

Recht op inzage: je kan een kopie opvragen van de persoonsgegevens die we van jou verwerken.
Recht op rectificatie: je kan onjuiste gegevens laten corrigeren of onvolledige gegevens laten aanvullen.
Recht op gegevenswissing: je kan vragen om jouw gegevens te verwijderen, binnen de voorwaarden van de AVG.
Recht op beperking van de verwerking: je kan vragen om de verwerking tijdelijk stop te zetten, binnen de voorwaarden van de AVG.
Recht van bezwaar: je kan bezwaar maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang gebaseerd zijn.
Recht op overdraagbaarheid: je kan vragen om jouw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of ze te laten doorsturen naar een andere organisatie.
Recht om jouw toestemming in te trekken: je kan jouw toestemming voor analytische cookies op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking vóór die intrekking.

Stuur jouw verzoek naar info@rovai.be. We reageren binnen één maand na ontvangst. Deze dienst is gratis; we kunnen je wel om bijkomende informatie vragen om je identiteit te bevestigen.

11. Wat zijn cookies en hoe gebruiken we ze?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw toestel geplaatst worden wanneer je een website bezoekt. Ze houden standaard internetgegevens en informatie over jouw bezoek bij. Meer algemene uitleg vind je op allaboutcookies.org.

Onze website gebruikt maar twee soorten:

Noodzakelijk en functioneel: we onthouden in de lokale opslag van jouw browser of je de cookiebanner aanvaard of geweigerd hebt, zodat we die keuze niet telkens opnieuw moeten vragen. De gespreksgeschiedenis van de chatbot wordt tijdelijk in de sessieopslag van jouw browser bewaard. Hiervoor is geen toestemming nodig en deze gegevens verlaten jouw browser niet.
Analytisch (optioneel): Google Analytics 4 wordt pas geladen nadat je op "Accepteren" klikt. Het meet hoe bezoekers onze website gebruiken, met geanonimiseerd IP-adres. Weiger je, dan wordt Google Analytics helemaal niet geladen.

We gebruiken geen advertentiecookies, geen trackingpixels van sociale media en we delen geen gegevens met advertentiepartners.

12. Hoe beheer je jouw cookies?

Je kan jouw browser zo instellen dat cookies geweigerd of verwijderd worden; de website hierboven legt per browser uit hoe dat werkt. Wil je jouw keuze op onze site wijzigen, wis dan de sitegegevens van rovai.be in jouw browser en herlaad de pagina: de cookiebanner verschijnt dan opnieuw. In een enkel geval kan het weigeren of wissen van cookies ervoor zorgen dat een onderdeel van de website minder vlot werkt.

13. Privacybeleid van andere websites

Onze website bevat links naar andere websites, bijvoorbeeld naar sociale media of naar websites van klanten. Dit privacybeleid geldt enkel voor onze eigen website. Klik je door naar een andere website, lees dan het privacybeleid van die website.

14. Wijzigingen aan dit privacybeleid

We evalueren dit privacybeleid regelmatig en plaatsen elke update op deze pagina, telkens met een nieuwe datum bovenaan. Dit privacybeleid werd laatst bijgewerkt op 21 september 2026.

15. Hoe kan je ons contacteren?

Heb je vragen over dit privacybeleid, over de gegevens die we van jou verwerken, of wil je een van jouw rechten uitoefenen? Neem gerust contact op:

E-mail: info@rovai.be
Telefoon: +32 492 40 59 78 (Roan Vandemeulebroucke) of +32 468 16 60 27 (Jules Bracke)
Adres: Rovai, Kortrijk, België

16. Hoe kan je de toezichthouder contacteren?

Ben je niet tevreden over hoe we met jouw gegevens of met jouw vraag omgaan, laat het ons dan eerst weten zodat we het kunnen rechtzetten. Je hebt daarnaast altijd het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
E-mail: contact@apd-gba.be
Telefoon: +32 2 274 48 00
Website: gegevensbeschermingsautoriteit.be